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9 Juin 2009
Le principe qui doit guider toute la rédaction de l'email professionnel est de faciliter la tâche du destinataire. D'abord par politesse, mais aussi très prosaïquement parce qu'on a tout intérêt à ce que le message soit compris et traité de la meilleure façon possible.
Se mettre à la place de son interlocuteur
Dispose-t-il de tous les éléments de contexte ? Le sujet l'intéresse-t-il ?
Reprendre le texte du précédent mail
Le destinataire peut avoir perdu le fil de la conversation
Se limiter à un sujet par email
Même s'ils sont destinés à la même personne, mieux vaut s'astreindre à envoyer un email pour chaque sujet. D'une part, cette façon de procéder facilite le classement des messages et leur recherche. D'autre part, elle incite davantage le correspondant à traiter chaque sujet.
Employer un vocabulaire professionnel
Abrégés, style SMS, phrases lapidaires… Toutes ces commodités de langage sont à réserver à ses amis. Collaborateurs, clients, partenaires et fournisseurs méritent de recevoir un email bien écrit. De plus, cela évitera bien des erreurs d'interprétation et des malentendus. Il serait dommage de braquer son interlocuteur en lui laissant penser qu'on est, au choix, léger, dilettante, péremptoire, froid ou méprisant !
Soigner l'orthographe
La politesse d'un écrit ne réside pas uniquement dans sa formulation. Il est essentiel, à la relecture, de traquer les éventuelles fautes d'orthographe.
Ne pas oublier les salutations
Ne pas saluer son correspondant en fin d'email, c'est comme quitter un rendez-vous sans dire au revoir : à réserver aux messages dont on est certain qu'ils ne seront pas les derniers de l'échange. D'autre part, l'email n'appelle pas nécessairement l'emploi des formules de politesse d'usage dans les courriers papier.
Un simple "Cordialement", "Salutations" ou "Bien à vous" pourra le plus souvent faire l'affaire. L'email, pour être traité au mieux par votre interlocuteur, doit être efficace autant que courtois.
Article complet sur /www.journaldunet.com
Voir aussi : L’espionnage de Facebook,Twitter et les autres
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